Proces automatisering neemt een enorme vlucht. De digitale transformatie gaat erg snel en dat Robotic Process Automation (RPA) daar steeds vaker voor ingezet wordt, is niet vreemd. Het is immers laagdrempelig, snel inzetbaar, kent overzichtelijke investeringen en levert – mits goed ingezet – resultaat. Bovendien ondersteunt het belangrijke doelen, zoals klanttevredenheid, groei en de beheersing van kosten en risico’s. Maar ook de mogelijkheid om tijd van medewerkers vrij te maken van saai & repeterend werk en ze interessanter, uitdagender werk met meer toegevoegde waarde aan te bieden.
Toch hebben veel organisaties moeite om op te schalen met RPA. Zelfs 30 tot 50% van de organisaties die gestart zijn met RPA slagen hier niet of moeizaam in (bron: EY). Waar RPA het gouden ei leek, kan dus zomaar het gevoel ontstaan van ‘een pleister die zijn kleefkracht verliest’.
Bij Specialisterren zien we dat het wel degelijk mogelijk is om op te schalen met RPA. In deze blog benoemen we daarom de uitdagingen van opschalen met RPA en hoe je daarmee om kunt gaan om toch succesvol te zijn.
Proces & selectie
Het kan een uitdaging zijn om de processen te vinden en te valideren die geautomatiseerd moeten worden. Of misschien is het prioriteren van welk proces er eerst aan bod komt wel een uitdaging. Wij raden daarom aan om eerst te kijken naar welk resultaat je wilt bereiken met RPA. Automatisering is namelijk geen doel op zich, maar een middel om een bepaald resultaat te behalen. Een goede proces selectie methodiek inzetten, helpt dan ook om processen te kiezen die geschikt zijn voor RPA en deze te koppelen aan doelen en prioriteit.
Operationaliseren
Met RPA maak je als het ware softbots die het desbetreffende proces automatisch afhandelen. RPA-developers maken deze bot, maar het maken is niet een kwestie van bouwen alleen. Er zijn een aantal vragen om eerst goed over na te denken: hoe wil je deze softbot precies inzetten en welke resultaten worden er verwacht? Als je dit helder hebt, kun je met een duidelijke visie (door)ontwikkelen. Als onderdeel van het ontwikkelproces is het daarnaast van belang dat de softbot goed wordt getest. Je wilt immers niet dat een softbot na korte tijd al gebreken vertoont of zelfs stopt met werk uitvoeren. Succesvol operationaliseren vraagt dus om een goed doordachte aanpak, waar het testen een belangrijk onderdeel van is.
Post-operationaliseren
Als de softbots in productie worden genomen is het van belang dat deze worden gemonitord en goed worden onderhouden. Komt er een verandering in het proces? Dan moet de softbot ook een update krijgen om nog accuraat te kunnen voldoen. Niet anticiperen veroorzaakt uitval van de softbots. Dit leidt tot frustratie en het niet behalen van geplande doelen. Daarom is support en onderhoud ontzettend belangrijk. Door dit op de juiste manier in te richten lossen er veel van deze problemen op. Het helpt te bewegen van reactief naar pro-actief. Toch zien we dat onderhoud vaak niet de juiste prioriteit krijgt door gebrek aan tijd en interesse. Dit is op te lossen door dit uit de besteden aan een externe partij zoals Specialisterren.
Continuïteit & de beschikbaarheid van RPA-developers
De arbeidsmarkt voor RPA-developers kent een toenemende krapte. Developers vinden is een groeiende uitdaging, maar ze behouden ook. Veel klanten horen we zeggen dat beginnende developers binnen 6 – 12 maanden alweer nieuwe uitdagingen zoeken, terwijl organisaties juist gebaat zijn bij continuïteit om de softbots op niveau te kunnen houden. Daarom adviseren wij om onderhoud uit te besteden aan organisaties die hier in gespecialiseerd zijn en development te laten ondersteunen om de continuïteit en velocity te garanderen.
Specialisterren is zo’n gespecialiseerde organisatie. Wij hebben een laag verloop, waardoor we een hoge mate van continuïteit kunnen bieden. In combinatie met onze expertise op het gebied van development en onderhoud maakt dat ons een zeer geschikte partner om de bouw en het onderhoud van bots aan uit te besteden. Daarnaast heeft het merendeel van onze collega’s een vorm van autisme. Dit heeft als voordelen dat wij secuur te werk gaan, geen problemen hebben met het uitvoeren van repetitieve onderhoudswerkzaamheden en hoge kwaliteit kunnen leveren. Omdat wij met RPA-developers met een vorm van autisme werken, is beschikbaarheid voor ons minder problematisch dan voor organisaties die in dezelfde (arbeids-)vijver vissen. Daarnaast betekent werken met ons automatisch dat wij Social Return voor onze klanten genereren.
Wil je hier meer over weten? Neem dan contact op met Ernst Kolvenbag via ln.ne1729048330rrets1729048330ilaic1729048330eps@k1729048330tsnre1729048330.
